Библиотека документов и размышления на тему.

Инструкции, Инструменты, снабжение, Управленческие документы

Регламент учета компенсаций поставщиков

Поговорим о ретро-бонусах…

Со временем, когда бизнес становится большим — количество и качество поставщиков растет, в портфеле появляются контракты с подписанными планами и ретро-бонусами, которые можно получить в случае выполнения обязательств.

Как правило, сначала контроль за выполнением лежит на снабжении, которое уведомляет руководство о грядущих невыполнениях, а руководство «пинает» отдел продаж и все вроде бы хорошо. Но, с увеличением числа контрактов и людей в снабжении начинает образовываться «управленческое информационное болото»:

  1. Все чаще идут несоответствия между планами продаж и планами закупки
  2. Все чаще снабжение «забывает сообщить»
  3. Все чаще отдел продаж «не знает о величине упущенной прибыли в случае невыполнения планов»
  4. Кроме ретро-бонусов поставщики обещают компенсировать брак, акции, рекламу, ввод продукции, ЗП торгового персонала и тп. И иногда никто не контролирует выполнение обещаний.

В такое ситуации, волей не волей, приходишь к регулированию и регламентированию очередного вверенного в управление участка.

Какие же задачи нужно решить?

  1. Четкое классификация статей компенсаций, закрепление за контроля над ними ответственных лиц
  2. Простой понятный отчет, который бы показал срез на сегодня сколько можем получить, сколько заработали и сколько получили
  3. Простой контроль, не требующий больших трудозатрат с расчетом выполнения планов от поставщиков

В результате я пришел к пониманию, что задачу необходимо разбить на три составляющие: Бюджет, Планы, выплаты

  1. Должен быть годовой бюджет где будут прописаны планы по каждому поставщику и правила(математика) получения бонусов. Туда же прописываются безусловные выплаты по договренности на рекламу, маркетинг, ФОТ  и т.п.
  2. По окончании каждого месяца директор совместно с отделом снабжения формирует «одной кнопкой» планы выплат, которые удалось заработать.
  3. Отделы Претензий, Маркетинга, Рекламы, Снабжения в случае каких то договоренностей вносят в систему разовые планы компенсаций с описанием.
  4. Ответсвенные за выполнение планов должны иметь доступ к информации что надо выполнить и какое поощрение последует за выполнением планов. Желательно привязать это к их мотивации.
  5. Ответсвенные за расходы – маркетинг и реклама так же имеют доступ к отчету и видят какие суммы заложенные в бюджетах и заработанные выполнением планов поставщиков можно потратить.
  6. Снабжение следит и отчитывается за выплаты поставщиков, закрывая планы и отчитываясь перед руководством.

Исходя из поставленных задач я разработал регламент и электронную систему учета. Что и предлагаю Вашему вниманию.

Регламент

Вводится в связи с большим объемом выплат от поставщиков и количеством отклонений в ценах и затратах, требующих постоянного контроля.

Модуль управления находится в 1С. Используемые документы: «План компенсации», «Отчет о компенсации», «Бюджет». Для контроля «Отчет по компенсациям» и «Отчет об исполнении».

 

Для полноценного планирования, исполнения и контроля необходимы связанные между собой 5 этапов:

  1. Планирование бюджета: установка маркетинговых бюджетов и планов продаж.
  2. Исполнение бюджета: выполнение планов продаж, согласование маркетинговых мероприятий.
  3. Постановка планов на оплату поставщиками.
  4. Контроль оплат.
  5. Комиссия по результатам работы.

Все проходимые суммы, необходимые для учета, разбиты на статьи затрат, систематизированные по группам:

  • Бонусы
  • Компенсации
  • Маркетинг
  • Расходы

Для корректной работы системы для каждой из статей, где это необходимо, назначаются ответственные лица за выставление планов:

Статья Ответственный за постановку плана Регламент
Бонусы — Выполнение плана Рук. отд. снабжения, Директор При подписании договора, рассчитывается максимальная сумма ретробонуса и заносится планово по контрагенту, в зависимости от условий — помесячно, квартально или за год
Бонусы — Предоплата, досрочное погашение кредита Статья без планирования
Бонусы — сезонная акция на товар Статья без планирования
Компенсация — БРАК КРО, Администрация План выставляется при договоренности с поставщиком при списании или уценке товара
Компенсация — ДОСТАВКИ Статья без планирования. Прибыль/Убыток. Поставщик компенсирует транспортные расходы или контроль ситуации, когда цена с учетом доставки, а товар идет на разные филиалы (со временем учтется при введении ТЗ по изменению системы учета транспортных)
Компенсация — ВЫСТАВКА образцы, стенды и т.п. КМ, Маркетинг
Компенсация расходов на торговую команду Рук. отд. снабжения, Директор При договоренностях о компенсациях, разносится на весь учетный период помесячно
Компенсация — ПОВЫШЕНИЕ ЦЕН без уведомления, ошибочно выставленных цен Статья без планирования
Компенсация — ПОТЕРИ от новинок, неликвида, ротации товара — уценка товара, расходы на возврат и т.п. КМ, Маркетинг
Компенсация — РЕМОНТНЫЙ ФОНД КМ, Администрация
Компенсация — СРЫВ СРОКОВ ПОСТАВКИ КМ, Администрация
Маркетинг — «Клуб друзей ЦСМ» (баллы за товары) автомат
Маркетинг — «Клуб друзей ЦСМ» (ценовые акции) автомат
Маркетинг — буклеты и др. печатные издания Маркетинг при согласовании суммы компенсации с поставщиком
Маркетинг — введение товара в торговую сеть ИДД Маркетинг, КМ при согласовании суммы компенсации с поставщиком
Маркетинг — мотивация персонала опт Маркетинг, КМ по окончании акции
Маркетинг — мотивация персонала розница Маркетинг по окончании акции
Маркетинг — промоакции опт Маркетинг, КМ
Маркетинг — промоакции розница Маркетинг
Маркетинг — реклама Маркетинг
Потери — маленький объем выборки, наценка производителя Статья без планирования
Потери — отгрузка от альтернативного поставщика Статья без планирования
Потери — ошибка в цене Статья без планирования
Потери — разница курса валют Статья без планирования
Потери — удорожание транспорта (непредвиденное) Статья без планирования
Потери — невыполнение подписанных планов продаж Переносится в конце года со статьи Бонусов
Потери – нескомпенсированные поставщиком планы В конце года комиссионно с утверждением ген. директора
Переоценка стоимости складских остатков при изменении цены автомат

Контроль за выплатами возлагается на категорийных менеджеров, руководителя отдела снабжения и директора оптового подразделения согласно регламенту (см. приложение).

I ЭТАП — Планирование бюджета:

установка маркетинговых бюджетов и планов продаж 

  1. Ответственное лицо (КМ, директор или руководитель маркетинга) при подписании договора, соглашения либо устных договоренностях создает документ «Бюджет» с указанием плановых показателей продаж и ожидаемых сумм бонусов или компенсации расходов.
  2. Документ «Бюджет» состоит из полей:

Поставщик (справочник поставщик). Можно открывать журнал с документами, отфильтрованными по элементу из справочника «Поставщики», Отчетный Год, Ответственный, Комментарий,
Табличная часть: до 5KPI, 3 периода, может быть как в сумме закупа, так и в количестве (с коэффициентом, например, линокром в шт, а план в м2 = надо умножить на 10), Nстатей в таблице.

3.Для корректного расчета выполнения планов закупок и выходящих из них планов продаж по каждому поставщику есть «средняя наценка» (накапливается в финансовом отчете).

  1. Кроме статей, есть поле «назначение», привязанное к «статье» и поставщику — у каждого поставщика по статьям будут вноситься «подстатьи» затрат.
  2. Поле телефон «ответственного за маркетинг», который берется из карточки контрагента, если нет телефона, но документ проводится.
  3. Директор (администрация) утверждает план при подписании документов, после чего изменять план может только директор

II ЭТАП — Исполнение бюджета:

Выполнение планов продаж, согласование маркетинговых мероприятий

  1. Руководители отделов продаж и закупки следят за выполнением установленных планов.
  2. Маркетинг просматривает возможные для использования бюджеты, согласовывает с поставщиком активность и осваивает.
  3. Для удобного администрирования предусмотрены отчеты об исполнении для отдела продаж/закупа и маркетинга, отсортированный по сумме за год:

III ЭТАП — Постановка планов на оплату поставщиками

  1. Ответственное лицо устанавливает планы на отчетный период в документе «план компенсации». Пример:­
  2. Изменять установленные планы могут только поставившие их лица или администрация в отдельном столбце, оставляя комментарий с указанием причины изменения.
  3. В конце каждого месяца нач. отдела снабжения формирует из отчета «сформировать планы» планы компенсаций, согласовывая суммы с КМ, которые, в свою очередь, согласовывают их с поставщиками. Разница по суммам (новая сумма) указывается в отдельном столбце, который можно менять нач. снабжения и администрации с комментарием.

IV ЭТАП — Контроль оплат

  1. Система накапливает информацию о компенсациях на регистре, когда бухгалтерия, кассир или оператор прихода товаров устанавливают соответствующий признак в документах – оплата нал, безнал, бух. зачет задолженности, поступление бесплатного товара, скидка в цене.
  2. Категорийный менеджер следит за прохождением компенсации и отражением ее в системе. В случае обнаружения неучтенной компенсации, обращается к руководству для решения проблемы.
  3. В конце месяца категорийный менеджер разносит накопленные суммы по статьям, согласно планам. В случае обнаружения отсутствия плана информирует ответственный отдел и руководство. В случае отсутствия оплаты – решает вопрос с поставщиком. Для контроля существует «отчет по компенсациям».
  4. Есть возможность разбивать план и итог помесячно.
  5. Ответственные за постановку планов так же следят ежедневно за компенсациями своих затрат, в случае отсутствия уведомляют руководителей оптового подразделения и руководителя отдела снабжения. В случае отсутствия решения проблемы уведомляют гендиректора.
  6. Руководитель отдела снабжения проверяет выполнение планов продаж.
  7. За неделю до конца каждого месяца руководитель отдела снабжения проверяет выполнение планов продаж, влияющих на выплату бонусов, проводит планерку с КМ и директором о необходимости и возможности выполнения.
  8. В конце года все невыплаченные бонусы  и компенсации формируются в таблицу, собирается комиссия в составе ген. директора, директора, руководителя отдела снабжения и КМ, где разбираются все недополученные средства. Права на проведение только у ген. директора.
  9. В конце года сальдо корректируется после утверждения ген. директором, перенося некомпенсированные планы на потери, для того чтобы в отчетном году было удобно отслеживать компенсации.

К сожалению рисунки и таблицы не смог красиво вставить в текст, поэтому прилагаю файл MS WORD

Регламент учета компенсаций

2 комментариев “Регламент учета компенсаций поставщиков
  • Елена:

    Добрый день!

    Очень заинтересовал описанный модуль в 1С. А можно немного поподробнее об этом? Как создать его? Что нужно для этого?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *