Библиотека документов и размышления на тему.

Инструкции, Инструменты, Сбыт

Меры по предотвращению невозвратной дебиторской задолженности

Дебиторка — наверное одина из самых важных и контролируемых процессов на любом предприятии. К сожалению, зачастую, в компаниях решают проблемы, но не уделяют должного внимания их предотвращению. Руководитель, который написал регламент по предоставлению отсрочки может думать, что все выполняется четко «по плану» но в действительности менеджеры и продавцы стремятся выполнить планы и заработать больше денег, плюя на установленные правила.

Вот и в нашей компании так было до кризиса 2008 года, когда у нас разом в течение месяца выпало 80млн сложной дебиторки, а около 30 из них так и не удалось вернуть.

После этого, за последующий год были разработаны и внедрены правила и регламенты, позволившие нам свести подобные потери практический к нулю. В 2012 году потери составили 0.05% от оборота из них половина из за нарушений правил менеджерами и была с них удержана.

Что же мы сделали:

  1. Ввели в KPI менеджеров и руководителей отделов продаж показатели по ПДЗ. Разработали удобный отчет
  2. Ввели в KPI операторов показатели по наличию в архиве правильно оформленных документов. Для этого правда, пришлось вводить штрихование первички, архив, архивариуса, который проверяет наличие, правильность оформления, доверенности(пришлось помучиться с программой так как бывают годовые доверенности и их надо учитывать и проверять)
  3. Разработали регламенты по выдаче отсрочки, ее контроле и передаче на СБ
  4. Ввели на предприятии кредитный комитет, который определяет возможности по кредитованию клиентов.
  5. Разработали формы договоров с юристами, помогающие выигрывать дела.
  6. Ввели обязательное поручительство собственников бизнеса, других юр-лиц, владеющих имуществом.
  7. Определили этапы истребования просроченной дебиторской задолженности и ответственные лица на каждом этапе данной процедуры

Кредитный комитет:

  1. В него входит бухгалтерия, директор, учредители, СБ, юристы — все заранее готовятся и собирают информацию о выносимых контрагентах
  2. Определяет риски и принимает решение о выдаче и ограничениях
  3. Рассчитывает прогноз возможным долгам и рекомендует минимальные наценки
  4. Контролирует текущую задолженность по контрагентам и принимает решение о прекращении кредитования, уменьшения\увеличения сумм и других условий

Ну и в заключение, привожу пример положения по работе с кредитами для отдела продаж.

Положение по работе с кредитами
1.Заключение договоров.

Все решения принимаются на кредитном комитете, на котором руководитель отдела доказывает необходимость кредита.
Что бы ему это сделать он должен обладать всеми знаниями по клиенту.

Договор с отсрочкой платежа может быть подписан только с одним юр.лицом клиента. Если нужно предоставить отсрочку другому юр.лицу, то необходимо закрыть долг по первому.
При заключении договора с отсрочкой платежа менеджер обязан:
– выехать на место с целью проверки первичных сведений о клиенте с последующей передачей в СБ.
– при заключении договора с отсрочкой платежа необходимо представить в СБ документы по имеющемуся списку, анкету дебитора
-после проведения проверки СБ выносит заключение по данному клиенту (положительное или отрицательное),с отметкой о проведенной проверке и передает документы уполномоченным лицам АУП.

— Проводится кредитный комитет.
– АУП информирует менеджера о завершении и результатах проверки.
– при положительном решении администрация передает менеджеру подписанные договора (проверив даты, суммы, сроки указанные в документах).
– менеджер подписывает договора у клиента и возвращает документы и возвращает документы администрации.
– администрация проверяет подписи и регистрирует договора в 1С.
2.Работа с просрочкой платежа.

Если просрочка более одной недели, попытаться самостоятельно решить вопрос об оплате долга с руководителем предприятия – дебитора, главным бухгалтером, снабженцем, контактным лицом.
Если просрочка платежа более одного месяца или установлено явное нежелание дебитора выполнять договорные обязательства сообщить в СБ с предоставлением следующих документов:
— копия договора поставки;
— копия договора поручительства.
— объяснение по сложившейся ситуации.
Список документов, необходимых для получения кредита

1.Анкета дебитора с указанием полной информацией
о клиенте ( текущая, дополнительная ).
2.Договор поставки (предоставляется в отдел СБ подготовленный к подписанию сторон, с указанием реквизитов сторон, без подписей и печатей ).
3.Договор поручительства (предоставляется в отдел СБ подготовленный к подписанию сторон, с указанием реквизитов сторон, без подписей и печатей ).
4.Копия Устава.
5.Копия свидетельства о присвоении ИНН.
6.Копия свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц.
7.Выписка из банка, обслуживаемый клиента, о задолженности.
8.Копия паспорта руководителя ( 2 зкземпляра ).
9.Копия паспорта уполномоченного лица подписывающего договор ( 2 экземпляра ), в случае если договор подписывает уполномоченное лицо.
10.Доверенность уполномоченного лица подписывающего договор или заверенная копия генеральной доверенности.
Все копии заверены синей печатью,синей ручкой,
с датой,подписью руководителя предприятия.
Работа с просрочкой

Если просрочка более одного дня, попытаться самостоятельно решить вопрос об оплате долга с руководителем предприятия – дебитора, главным бухгалтером, снабженцем, контактным лицом.
Если просрочка более недели – сообщить руководителю и совместно попытаться решить вопрос.
Если просрочка платежа более одного месяца – закрыть договор, если или установлено явное нежелание дебитора выполнять договорные обязательства сообщить в СБ с предоставлением следующих документов:
— копия договора поставки;
— копия договора поручительства.
— объяснение по сложившейся ситуации.
Анкета дебитора для передачи на проверку в СБ

ДАТА
Менеджер
Наименование дебитора
Место нахождения,
Юридический адрес
Место нахождения,
Фактический адрес
Телефон, (код города)
Факс
Фамилия, Имя, Отчество Руководителя (полностью)
ДОлЖНОСТЬ
Телефон, (код города)
Факс
Фамилия, Имя, Отчество Гл. бухгалтера (полностью)
Телефон
Факс
Фамилия, Имя, Отчество контакт. лицо (полностью)
Должность
Телефон, (код годорода)
Факс
Банковские реквизиты дебитора
Дата начала работы с данным дебитором
Дата начала работы с данным дебитором на условиях отсрочки платежа
Объем продаж дебитору за предыдущие 12 мес. (или другой период), руб.
Сумма типичной Дебиторской задолженности дебитора перед клиентом, руб.
Существующий размер единовременной максимальной задолженности по товарному кредиту, установленный клиентом на дебитора, руб. (если имеется)
срок отсрочки в днях
Средняя частота поставок в месяц
типичная просрочка платежа дебитора за последние полгода работы, дней.
Максимальная просрочка платежа дебитором за последние полгода работы, дней
Планируемые продажи дебитору на следующие 12 мес. ( или другой период), руб.
Запрашиваемый размер единовременной максимальной задолженности по товарному кредиту на дебитора, руб. (запрашиваемый размер лимита финансирования, руб.)
Кредитная история заемщика с указанием банков, торговых организаций
С какими фирмами, органицациями работают с отсрочкой платежа
Исковые требования к заемщику со стороны физических и юридических лиц
Дополнительная информация приветствуется!

Передача просроченной задолженности на СБ

Если возникает проблема с оплатой клиента, то существует следующий регламент действий:
до 1 месяца самостоятельно пытаться решить проблему, если сразу видно что клиент не собирается платить, то ввести в курс дела начальника СБ, уведомить своего руководителя и совместно пытаться решить проблему.
Если процесс решения вопроса затягивается до 2х месяцев то передаем клиента на службу безопасности и далее уже совместно пытаться решить проблему, помогая СБ в вопросах информации, или выполняя поставленные ей задачи.

Необходимые документы для передачи:
— анкета дебитора;
— копия договора поставки;
— копии первичных документов (счет-фактура, накладная);
— объяснение по сложившейся ситуации.
Инструкция по проверке дебитора СБ

Оценка компетентности и качества пакета документов дебитора.
Проверка сведений о клиенте по телефону.
Поиск данных о клиенте в информационной базе фирмы.
Проверка клиента с использованием Интернет-ресурсов.
Проверка клиента по имеющимся оперативным учетам.
– судимость.
– паспортные данные.
– телефоны.
– судебные иски в отношении клиента, предприятия.
– ГУЮ.
– компроментирующие материалы.

Сверка подлинности подписи(визуально).
Вынесение заключения по клиенту.
Сроки по проверке клиента:

юридическое лицо – до 10 рабочих дней.
ИП – до 7 рабочих дней.
Регламент подписания документов:

1.СБ-отметка о проведении проверки (на обороте договора).
2.АУП-подпись договора (ответственное лицо).

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *