Библиотека документов и размышления на тему.

Инструкции, Инструменты, склад

Склад. Улучшаем сервис

В продолжении статьи про работу склада

Со временем, многие компании вырастают из 1000 наименований продукции. И вот, когда ассортимент товара приближается к 30000SKU(у нас уже 70000) — начинают возникать проблемы на складе со скоростью и качеством отгрузки клиентов. Возникают очереди, становится много недовольных клиентов. Часто начинаю проскакивать пересорты. Идут наказания сотрудников склада, начинается текучка. На вопросы почему — склад, как правило, не может дать четкого ответа, часто ссылаясь на нехватку людей. При этом иногда можно наблюдать, что работают на 100% только новички, старые же грузчики прохлаждаются в тени. Возникает этакая дедовщина.

Как со всем этим бороться? Точнее надо себя поправить, так как я не сторонник методов борьбы с собственным коллективом: <Как настроить работу?>.

Первым шагом для того что бы понять то вообще происходит необходимо прописать понятную для грузчиков и кладовщиков систему штрафов\поощрений, и построить систему мотивации при которой не будет места <дедам-паразитам>.

Неплохо в этом помогает настройка мотивации персонала через KPI. Конечно, для ее запуска нужно пересмотреть бизнес-процессы, сделать их четкими, закрепить этапы за конкретными людьми и накопить данные о количестве и времени выполнения этих процессов.

Я ввел, когда то, в нашей компании следующие показатели:

Для старших кладовщиков:

Целевой показатель, ед. изм. Вес, % План Факт Что это?
Товарные потерипри хранении,% 30,00 0,05 0,25 Отношение суммы списаний и перевода на брак к сумме склада. Сюда не попадают акты при приемке товара, и это мотивирует кладовщиков лучше принимать товары, так как в процессе хранения предьявить поставщикам брак очень сложно, опять же это затрагивает неаккуратность работы с товаром.
Проведениеинвентаризаций, % 30,00 70,00 59,41 % проинвентаризированных SKUк общему SKUна складе. У нас введено правило что склад своими силами(кроме КРО) должен инфентаризировать свой склад не реже 1 раза в два месяца. это уменьшает количество пересортов
Промаркированность местхранения товара, % 20,00 90,00 92,61 Пока временный показатель. Мы присваиваем всем товарам адрес хранения для быстрого поиска и приемки. При достижении 100% этот показатель уйдет.
Скорость обработкиобнаруженных недостач, ч 20,00 48,00 27,27 При обнаружении проблемы с товаром при выдаче — недостача\брак\пересорт и тп происходит автоматическая блокировка товара к продаже и склду дается 1 день на проведение инвентаризации и приведение в порядок остатков.

Для кладовщиков:

Целевой показатель, ед. изм. Вес, % План Факт Что это?
% Отклонений при отгрузке\приемке, % 40,00 0,40 0,06 Считается любая претензия от покупателей или при внутренних  перемещениях. Отношение ошибок к отгруженным строчкам в накладных.
Время комплектации 15,00 4 3.8 Среднее время, которое кладовщик тратит на сбор <комплектаций> заставляет склад комплектовать накладные заранее.
Пересорт на складе, % 15,00 0,40 0,16 Итак думаю понятно
Использование штрих-кода (товары), % 10,00 100,00 95,21 Количество строчек отмеченных считывателем при выдаче. У нас применяется не на всех складах — только где мелочевка и есть штрихкоды.
Использование штрих-кода (накладные), % 5,00 100,00 99,71 Кладовщик обязан при выдаче отсканировать штрих на документе и удостовериться что она не поддельная и это версия с последними изменениями — исключает подделки.
Скорость приемки товара, ч 15,00 32,00 16,08 Тут я думаю все понятно. Проблемой долгое время был понимание времени прибытия автомобиля на разгрузку. Помог только перевод на KPI отделов снабжения и логистики.
Плавающий бонус, Руб 3 195,66 % отгруженных строчек товара кладовщиком на вверенном складе. Чем больше отгрузил, тем больше получил. Видим кто как работает, уходим от дедовщины.

Введение системы помогло расставить все точки над i. Кладовщики стали понимать, что конкретно хочет руководство, начальник склада и руководство получили полную картину — кто как работает. Сразу стали видны <слабые звенья>.

Для грузчиков:

Введен <плавающий бонус>, который зависит от сложности склада, сезонности.

Кроме этого, сейчас мы переводим работу грузчиков с оплатой за час. То есть, сколько часов отработал столько и получишь.  Если при этом ввести показатель у кладовщиков типа <нагрузка\ФОТ>  то кладовщики будут стараться <выгнать> грузчиков, когда им они не нужны на другие склады или <домой>. Опять же сразу решается проблема точечных пиковый нагрузок на склады, когда другие склады не хотят поделиться грузчиками, ссылаясь что  и у них работы много.

Одним из важных этапов настройки складов является ввод комплектаций, когда склад собирает товар еще до того как приехал клиент. При правильном подходе с отделом продаж можно рассредоточить пиковые нагрузки, собирая товар для клиентов предварительно, во время спада трафика клиентов.

Мы долго бились над этой системой, склад не хотел собирать, менеджеры не могли отдать документы на сборку заранее так как клиенты висели в дебиторке, не все склады участвовали в комплектации, но все должны были отметить что все собрано что бы логисты и менеджеры увидели что все собрано. Операторы меняли  реализации, находящиеся на сборке и т.п.

Наконец родился отдельный электронный документ в системе и правила работы с ним.

Делюсь!

Регламент работы с механизмом предварительной

комплектации заказов покупателей на складе

 

  1. Регламент применяется только для подразделений и складов, где есть выделенные склады, и которые обслуживают оптовых клиентов
  2. У каждого из <мест хранения> на складе есть признак <Возможна комплектация>, если этот признак установлен, то для данного склада формируются документы на комплектацию, иначе не формируются.
  3. Комплектация товара возможна из документов: <заказ покупателя>, <внутренний заказ> и <перемещение>, далее <документ основание>.
  4. В документе основании есть кнопка <скомплектовать>, нажав на которую появляется запрос, к  какому времени необходимо произвести комплектацию. Нельзя установить маленькое время, так как склад не успеет скомплектовать. Правила:
    1.  если текущее время меньше 13:00 то +4 часа;
    2.  если больше, то не менее 9-00 следующего дня.
  5. В случае подтверждения комплектации формируется документ <Комплектация> для каждого из возможных складов и только на тот товар, который стоит в резерве.
  6. Если за время комплектации подошел другой товар, то его необходимо реализовывать отдельно от комплектации, для уменьшения количества возможных ошибок склада.
  7. По кнопке <состояние> в документе основании отображается процесс комплектации для каждого из товаров. Например: <резерв(01.32.12);готово к отгрузке> или <резерв(01.32.12);на комплектации>
  8. Склад в <складской системе> следит за появлением документов и производит комплектацию. Раздел <Комплектация>, папки <новые>, <В процессе>, <Завершенные>, <отмененные> для каждого из складов.
  9. В случае необходимости склад может произвести разукомплектацию по просьбе оператора:
    1.  Оператор в <документе основании> в окне <состояние>, нажимает <разукомплектовать>, меняет количество товара в меньшую сторону или удаляет строчку.
    2. Увеличить количество или добавить строчки он не может.
    3. На складе рядом с документом комплектация загорается признак <запрос на изменение>.
    4. Оператор звонит на склады с просьбой поменять сборку. Кладовщики выбирают необходимый документ <комплектация> и нажимают кнопку <принять изменения>(для своего склада),  убрав товар со сборки, после чего автоматически меняется <документ основание> и документ <сборка>.
    5. Пока все участвующие в изменении кладовщики не произвели разукомплектацию, оператор не может выписать товар. В <документе основании> смотрит статус <Состояние>
  10. Для комплектации склад распечатывает <Лист сборки>, собирает товар, упаковывает и прикладывает <лист сборки>, расписываясь в нем. В листе указан номер заказа для идентификации отгрузки.
  11. В случае необходимости увеличения товара для клиента составляется отдельный <заказ покупателя> Это необходимо для уменьшения количества ошибок на складе и ускорения процедур сборки.
  12. Реализацию невозможно сделать до окончания комплектации. В случае, если склад не успел собрать к сроку, то отгрузка клиенту может быть осуществлена до окончания сборки.
  13. После окончания комплектации оператор в документе производит отгрузку как обычно, при этом если документ <комплектация> не идентичен заказу(на комплектацию отправлен только товар из наличия), то выдается предупреждение, что реализовано будет только скомплектованное количество товара. Формируется соответствующий комплект документов. Если необходимо отгрузить оставшийся товар, то необходимо еще раз нажать кнопку формирования документов.
  14. По одному документу возможна комплектация только один раз. Все поступившие  после комплектации товары следует отгружать обычным способом. Это необходимо для уменьшения количества ошибок на складе и ускорения процедуры сборки.

После запуска мотивации, система адресного хранения и мотивации работа склада улучшилась в разы, кроме этого удалось поменять нерадивых кладовщиков и в итоге сэкономить на ФОТ так как склад «захотел» работать.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *