Библиотека документов и размышления на тему.

Инструкции

Система учета «виртуальных» долгов от поставщиков

Смешное получилось название. попробую описать ситуации, о чем хочу поговорить:

  • Отдел рекламы договорился что напечатает баннер, а поставщик возместит бесплатной продукцией
  • Отдел контроля качества (часто Контрольно-Ревизионный-Отдел) договорился что довезут сломанную запчасть к товару
  • торговый представитель договорился что с машиной вышлют новогодние подарки
  • КМ договорились что под акцию придут бесплатные стенды
  • нужно получить оригиналы доверенностей
  • и т.п.

Все перечисленные мной проблемы не вписываются в существующие складские и бухгалтерские системы учета и потому часто отданы на откуп ответственным лицам. Руководство компании не может запомнить и проконтролировать выполнение всех запросов, так как со временем их число доходит до нескольких десятков в день.

Пока компания небольшая и число поставщиков в ней не превышает и сотни, проблемы проконтролировать обещания поставщиков не стоит.

Мы начали остро ощущать что ответственные лица не контролируют процесс когда их количество выросло до 200. А уж когда их стало 700 то просто хотелось кричать «караул».

Подобно долгам от поставщиков вырастает та же проблема и с покупателями, когда те должны довезти оригиналы документов, забрать или вернуть стенды, что то догрузить или вернуть и тп

В общем то мы имеем «виртуальные» долги или «обещания» и нам нужно построить систему учета, что бы ответственные лица не забывали и получали вовремя информацию о исполнении обещаний от других сотрудников которые участвуют в получении мат.ценностей по запросам, например, склад.

Задача:

  1. Создать базу «обещаний»
  2. информировать договорившегося сотрудника о прибытии ТМЦ
  3. вести учет, что прибыло, а что нет
  4. автоматизировать закрытие актов КРО после договоренности с поставщиком о довозе.

Для клиентов решение максимально простое, так как они всегда коммуницируют с оператором то нужно что бы оператор видел что должен клиент и напоминал ему. При получении долга — отмечал в системе. Так как у нас есть система CRM c историей по каждому действию(звонок, командировка, встреча и тп)  мы просто добавили новое событие «напоминание оператору», которое выходит девушкам в виде списка каждый раз, когда они пытаются выставить счет клиенту, тут же при получении долга они могут отметить, нажав кнопку «получено»

Решение для поставщиков немного сложнее, по аналогии с событием для выписки» создали документ «Долг по поставщику», который информирует и содержать информацию о состоянии ожидаемых поступлений ТМЦ

Участники:

  1. КРО, ТП, Реклама, маркетинг, КМ – заказчики привоза поставщиком ТМЦ
  2. Склад, операторы прихода, снабжение – принимающая сторона ТМЦ,

Краткое описание процесса:

Заказчик в документах (акт, поступление, заказ поставщику и др) где указан поставщик, нажимает кнопку «Зафиксировать долг поставщику» где указывает кто что должен вернуть и на какой склад должно прибыть.

Оператор формируя заказ поставщику указывает склад получатель ил или ответственного(мы реализовали статьями — так долг по КРО всегда принимает склад, а по документам оператор приходов). если на указанный склад существует незакрытый долг то оператору выходит подсказка, которая так же автоматический подкрепляется к электронному заказу поставщику.

Оператор прихода и склад при заведении накладных или приемке товара так же видят адресованные ей долги в сплывающем окне и может отметить их получение

После отметки о получении — закрываются с нужным статусом акты, а человеку создавшему запрос приходит сообщение о том что ТМЦ получены.

Так же есть отчет в котором видны все долги по всем поставщикам. И его могут контролировать КМ.

Вот такое незатейливое решение помогло нам решить проблему «учета обещений»

Надеюсь кому-нибудь пригодится.

Делюсь старым Тех.Заданием для программистов(может уже и не совсем соответствует):

  1. Документ «Долг поставщику» с реквизитами. Номер, Дата, номер_акта, описание, обязательная к выбору категория(довоз товара, реклама, документы), поставщик. Статус(создано, довезено), ответственный(кто создал), получатель(кто принял), склад куда товар должен поступить(если товар). Табличная часть = количество, текстовое поле = наименование и описание(так как часто нужно довозить неноменклатурные вещи такие как полка к ванной) и третье поле код номенклатуры \ артикул \ номенклатура(если есть привязка – например если делаем на основании акта то номенклатура ванна а к ней привезти шторку) PSВозможно обойтись без документа на регистре – выбор программиста.
  2. Документ можно создать зайдя в соответствующий журнал в котором можно отфильтровать по ответственному, поставщику, статусу, номеру. Или документ создается автоматический при закрытии акта с признаком «довезет поставщик».
  3. Если создается автоматический. В документе акт кнопка «создать план довеза» которая создает документ долг по поставщику, заполнив который специалист КРО сохраняет его. Если есть статус довоз а кнопка не была нажата не давать закрывать акт. Возможно нужно ввести еще один статус, или как то вытаскивать информауию из регистра в журнал актов для того что бы отслеживать по каким актам пока не довезены запчасти. Товар возвращается в продажу и встает в резерв с комментарием, что это виртуальный довоз. Желательно не давать снимать резерв вручную(только администрации). При снятии резерва смотреть какой то ключ-признак в комментарии.
  4. Если документ создается на основании акта созданного по перемещению между нашими складами, то в поставщика встает подразделение получатель. Снабженец при формировании перемещения печатает складские и перемещение, на которых отдельной табличкой печатаются табличные части(код\артикул\номенклатура\что довезти) документа довоз. По которым склад отправитель отгружает необходимые «догрузы». Принимающий склад так же при получении отмечает «получено»
  5. ПРАВА на создание документа ограничены. Для начала только КРО, КМ, администрация, реклама. Редактировать документ пока только администрация, потом из ситуации посмотрим. Удалять нельзя.
  6. Снабженецу при создании заказа поставщику при наличии долгов по поставщику – открывается окно с описанием долгов. Если заказ отправляется по электронке , то  к письму автоматом пишется «Напоминаем, что наша компания ожидает от Вас:… убедительная просьба отгрузить в наш адрес». =Номер акта \ дата акта \ номенклатура \ описание довоза, кол-во=. при условии что склад совпадает с ожидающим довоз(что бы на транзит не убыло)
  7. Оператор приходов так же получает список долгов при создании поступления, касающиеся категории «долги документов» и может отметить «получено». Во время оприходования если нет оригиналов накладных, то при установке признака «долговых документов» так же автоматом выставляется соответствующий долг поставщику.
  8. Склад при приемке товара через компьютер или терминал так же получает список долгов и может отметить, что из списка «получено».  Так же склад может посмотреть что же это такое приехало если к долгу привязан акт – открывается на просмотр акт. Если довоз пришел опять с браком или не то или не все то склад нажимает кнопку «несоответствие» по которой дублируется акт-основание для довоза с «новым» статусом. В комментарий добавляется информация, что довоз пришел некорректный.
  9. после соответствующей отметки получателем если к документу «Долг поставщику» привязан отработанный акт и поставлен резерв, то в акт добавляется запись в комментарий, что товар прибыл. Тут надо учесть, что в одном акте может быть несколько строчек разного товара. Если есть возможность увязки довоза с актом то можно не делать, главное что бы в дальнейшем можно было этот статус вытащить в отчетах или журнале автов
  10. КМ когда заполняют отчет по компенсациям так же видят список долгов по «выбранному» поставщику. Кроме этого необходим отдельный отчет для КРО, КМ и администрации «Долги поставщиков» где вывелись бы все долги отсортированные по дате с группировкой по привзянной номенклатуре. Например «кабинка душевая №3452» и 5 строчек довоза к ней. Что бы видеть проблемные товары.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *